Union française des organismes de documentation (1932-....)

Organisation interne ou généalogie

Divers organismes publics ou établissements privés font partie des vingt-huit membres de droit de l’UFOD.

Au conseil d’administration, les quinze délégués des vingt-huit membres de droit sont, outre l’administrateur général de la Bibliothèque nationale :

• les directeurs de l’enseignement supérieur, de l’enseignement technique, des Archives nationales, de la BDIC, du Centre national de documentation pédagogique, de l’Institut de droit comparé de la faculté de droit de Paris, soit sept membres relevant de l’Éducation nationale ;
• les autres relevant du Commerce, de l’Agriculture, du Travail, des Colonies ou des Affaires étrangères.

Les treize délégués des membres titulaires sont :

• l’administrateur de la Maison de la chimie,
• les présidents du BBF, de la Société de chimie industrielle, de la Société française des électriciens, de la Société des ingénieurs civils de France, de la Chambre syndicale du papier et des industries qui le transforment ;
• les directeurs du Centre de documentation aéronautique international, du Centre d’informations économiques de l’Office central de l’acétylène et de la soudure autogène, de l’Office de documentation et de photographie auprès de la Bibliothèque nationale, de l’Institut scientifique de recherche économique et sociale, de l’Office technique de l’imprimerie et le secrétaire général des Tables annuelles de constantes et données numériques ;
• les directeurs de la Statistique générale de la France, des affaires économiques au ministère des Colonies, des accords commerciaux et de l’information économique au ministère du commerce, de l’Institut des recherches agronomiques au ministère de l’Agriculture, du travail au ministère du Travail, de l’Office national météorologique, le chef du service de presse au ministère des Affaires étrangères, plus le président de la Chambre de commerce de Paris.

Le 13 avril 1931, à l’initiative de Jean Gérard, vice-président délégué de la Société de chimie industrielle, sont réunis les délégués de plusieurs institutions, collectivités et entreprises privées afin de débattre de l’opportunité de créer une Fédération française des offices de documentation. Il s’agit, à l’image de l’Association of Special Libraries and Information Bureaude Londres, de coordonner les efforts qui sont réalisés en France pour l’organisation de la documentation.

Le 28 mai 1932 l’assemblée constitutive est tenue et, le 14 juin 1932, l’Union française des organismes de documentation (UFOD) est déclarée à la préfecture de la Seine. Les buts de l’association sont multiples : dresser l’inventaire des organismes français ayant pour objet la production et la répartition de la documentation concernant toutes les branches de la connaissance humaine ; provoquer une coopération entre ces organismes ; étudier les méthodes de travail relatives à l’organisation de la documentation ; faciliter l’usage systématique de toutes les sources de documentation ; établir des relations avec les groupements étrangers poursuivant des buts analogues.

Autour de Jean Gérard, président de l’UFOD, se retrouvent plusieurs personnalités qui étaient déjà présentes au Bureau bibliographique de Paris (BBP), puis au Bureau bibliographique de France (BBF) : Julien Cain, directeur de la Bibliothèque nationale, et vice-président de l'UFOD ; Henri Courteault, directeur des Archives nationales ; Albert Portevin, ancien président de la société des ingénieurs civils de France ; Philippe Wehrle, trésorier de l'UFOD ; Pierre Rosenberg, directeur de l’Office central de l’acétylène et de la soudure autogène ; Suzanne Briet, théoricienne de la documentation, représentante de la Bibliothèque nationale ; Yvonne Oddon, représentante du musée d’Ethnographie ; Charles Sustrac, représentant de l’Association des bibliothécaires français (ABF) ; Pierre Bourgeois représentant de la Société de chimie industrielle ; Éric et Georgette de Grolier représentant le BBF ; Henri Lemaître, représentant l’Institut scientifique de recherche économique et sociale et président de l’UFOD de 1944 à 1946.

Cinq ans après la création de l’association, l’UFOD organise le Congrès mondial pour la documentation universelle, qui lui offre une tribune pour s’exprimer sur l’importance de la documentation en général et en France en particulier. C’est dans le cadre de ce Congrès réunissant plus de quatre-cent participants qu’est prise la décision de transformer l’Institut international de documentation créé par Paul Otlet (1868-1944) en fédération : la Fédération internationale de documentation (FID).

Au cours d’une assemblée générale extraordinaire tenue le 18 janvier 1952, de nouveaux statuts sont adoptés. Sept buts sont alors assignés à l’association :

• réunir les personnes morales ou physiques qui participent à l’élaboration, à la collecte, à la conservation, à la diffusion et à l’utilisation de la documentation en France et dans l’Union française (métropole et territoires d’outre-mer) et d’établir entre elles un lien permanent ;
• contribuer au développement de la documentation dans toutes les branches de la connaissance et tous les domaines de l’activité nationale ;
• déterminer les doctrines, les programmes les méthodes et les techniques sur lesquels doit être basé l’équipement documentaire français, de promouvoir son organisation rationnelle, de coordonner tous ses éléments afin de réaliser un réseau national de la documentation complet et efficient ;
• faciliter les recherches scientifiques et techniques tendant à perfectionner les procédés et le matériel documentaire. ;
• renseigner les chercheurs sur toutes les sources documentaires existant en France, dans l’Union française et à l’étranger dans les divers domaines ;
• contribuer à la formation des techniciens de la documentation et d’élaborer un statut professionnel fixant les conditions de recrutement, de formation, de spécialisation, de hiérarchie et de promotion de ces techniciens ;
• établir des relations de travail, d’échange d’expériences et d’informations avec les groupements étrangers et internationaux de la documentation.

Les activités de l’UFOD peuvent être résumées en quatre points :

• unification des méthodes documentaires via la normalisation ou la création de labels de qualité des matériaux et des matériels ;
• formation professionnelle des documentalistes en assurant la gestion d’un centre de formation, en donnant des cours de documentation dans l’enseignement moyen, en participant à la création d’un « Cycle d’études supérieures relatives à l’information scientifique et technique » dans l’enseignement supérieur, en donnant des cours du soir ou par correspondance, ou en organisant des stages en France et à l’étranger ;
• orientation des usagers de la documentation via l’édition et la publication de bibliographies et de monographies spécialisées, et la constitution d’une bibliothèque ;
• diffusion des idées documentaires via l’organisation de manifestations scientifiques (organisation d’un déjeuner-débat intitulé « Peut-on rationaliser la documentation ? » en janvier 1950, ou de journées d’études dont le thème est « Les ingénieurs et les problèmes documentaires » en mars 1958, etc.) ou la participation à des journées d’études ou des congrès, en particulier ceux de la FID. La diffusion du bulletin de l’association.

Le siège social de l'UFOD change plusieurs fois d’adresse dans Paris. D’abord sis 49, rue des Mathurins, dans le 8e arrondissement, il est transféré 28, rue Saint-Dominique (7e arr.), puis 65, rue de Richelieu (2e arr.) en 1946, 16, rue Jules Claretie (16e arr.) en 1968, 52, rue Félix Faure (15e arr.) en 1995 et 55, rue des Saules (18e arr.) en 1999.